Projektberatung setzt bereits in der Evaluierungsphase bei der Planung eines Projektes an und kann auch als Projektbegleitung verstanden werden. Diese beginnt bereits in der Projektvorbereitungsphase, wie z.B. mit der Anforderungsanalyse, dem Auswahlverfahren, der Strukturierung und einer vorläufigen Budgetbedarfsermittlung einschließlich der Prüfung vorliegender Angebote. Sorgfältige Auswahlprozesse, eine methodisch zielgerichtete Planung und ein Abgleich der Erwartungen der Geschäftsleitung, des Projektteams und der zukünftigen Anwender sind genauso wichtig wie die Möglichkeiten der Software selbst. Ebenso unterstützt die Projektbegleitung bei der Auswahl der Projektteilnehmer.

Während der Umsetzungsphase berät die Projektbegleitung fachlich und organisatorisch die Projektleitung und Schulungsentwicklung hinsichtlich des Projektabschlusses nach Inbetriebnahme.

Die externe Projektbegleitung fördert die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung, der Projektleitung, den Keyusern, bzw. Anwendern und den operativen Beratern und bereitet Präsentationen wie z.B. von Projektresultaten und Entscheidungsgrundlagen auch in strategischen Aspekten vor. Ebenso kann die Projektbegleitung die Workshop-Moderation übernehmen.